سالن کنفرانس و سالن جلسات دو فضای مهم در برگزاری رویدادهای تجاری و اداری هستند. سالن کنفرانس برای برگزاری کنفرانس‌ها، همایش‌ها و رویدادهای بزرگتر استفاده می‌شود. این فضاها معمولاً دارای تجهیزات پیشرفته‌ای نظیر تجهیزات صوتی و تصویری حرفه‌ای، دوربین‌های کنفرانس، پرده نمایش بزرگ و سیستم‌های اتصال به اینترنت پرسرعت هستند.
از طرف دیگر، سالن جلسات برای جلسات کاری، مذاکرات و جلساتی با تعداد محدودی از شرکت‌کنندگان استفاده می‌شود. این فضاها معمولاً دارای تجهیزات ساده‌تری هستند و برای بحث، تبادل اطلاعات و تصمیم‌گیری مناسب‌تر هستند. هر کدام از این فضاها ویژگی‌ها و کاربردهای خود را دارند که به نیاز و موضوع هر رویداد بستگی دارد. در ادامه این مطلب به بررسی مفصل تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات و شباهت این دو فضا، می‌پردازیم.
سالن کنفرانس
سالن کنفرانس یک فضای بزرگ و مناسب برای برگزاری کنفرانس‌ها، همایش‌ها و رویدادهای بزرگتر است. این فضاها معمولاً دارای ظرفیت بیشتری برای جایگذاری شرکت‌کنندگان هستند و ممکن است دارای تجهیزات پیشرفته‌تری نظیر تجهیزات صوتی و تصویری حرفه‌ای، دوربین‌های کنفرانس، پرده نمایش بزرگ و سیستم‌های اتصال به اینترنت پرسرعت باشند.
سالن‌های کنفرانس معمولاً برای برگزاری کنفرانس‌های بین‌المللی، همایش‌های بزرگ، نمایشگاه‌ها و رویدادهایی با شرکت افراد زیاد و متنوع استفاده می‌شوند. این فضاها به عنوان مرکزی برای ارتباطات تصویری و صوتی با شرکت‌کنندگان و ارائه محتواهای گوناگون به کار می‌روند. همچنین، سالن‌های کنفرانس معمولاً دارای امکانات اضافی نظیر محل استقبال، خدمات غذایی و امکانات ورود و خروج آسان برای شرکت‌کنندگان هستند.
سالن جلسات
سالن جلسات یک فضای کوچکتر و معمولاً برای جلسات کاری، مذاکرات، یا جلساتی با تعداد محدودی از شرکت‌کنندگان استفاده می‌شود. این فضاها معمولاً دارای میزی برای صحبت کردن سخنران یا رهبر جلسه و صندلی‌هایی برای شرکت‌کنندگان می‌باشند.
تجهیزاتی مانند تجهیزات صوتی ساده، صفحه نمایش کوچک و دیتا پروژکتور ممکن است در این فضاها استفاده شود. هدف از سالن جلسات ایجاد یک فضای مناسب برای بحث، تبادل اطلاعات و تصمیم‌گیری است. این فضاها معمولاً برای جلسات داخلی یا جلساتی با تعداد کمتری از شرکت‌کنندگان استفاده می‌شوند.
تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات
درست است که هر دو نوع فضا برای گردهمایی افراد و تبادل نظر استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های اساسی در کاربری، تجهیزات و فضای کلی آنها وجود دارد:
-
کاربری
سالن کنفرانس به طور خاص برای برگزاری رویدادهای بزرگ و رسمی مانند کنفرانس‌ها، سمینارها، مجمع عمومی شرکت‌ها، همایش‌ها و … طراحی شده است. در سالن کنفرانس، تمرکز بر روی ارائه اطلاعات و سخنرانی برای مخاطبان انبوه است. در مقابل، سالن جلسات برای برگزاری جلسات کاری، جلسات آموزشی، جلسات تیمی و … با تعداد افراد کمتر استفاده می‌شود. در سالن جلسات، تمرکز بر روی بحث و گفتگو و تبادل نظر بین افراد حاضر در جلسه است.
-
تجهیزات
سالن کنفرانس مجهز به سیستم‌های صوتی و تصویری پیشرفته مانند پروژکتور، میکروفن، بلندگو و نمایشگرهای بزرگ است. همچنین ممکن است از سیستم‌های ترجمه همزمان، ویدئو کنفرانس و … نیز در سالن کنفرانس، استفاده شود؛ اما سالن جلسات معمولاً به تجهیزات ساده‌تری مانند ویدئو پروژکتور، تخته وایت‌برد و سیستم صوتی محدود می‌شود.
-
چیدمان
یکی دیگر از جنبه‌های تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات ، نحوه چیدمان آن‌هاست. در سالن کنفرانس صندلی‌ها به طور معمول به صورت ردیف‌های افقی و با فاصله زیاد از یکدیگر چیده می‌شوند تا فضای کافی برای رفت و آمد بین ردیف‌ها وجود داشته باشد. جایگاه سخنران نیز در مقابل مخاطبان و در مکانی مرتفع قرار می‌گیرد.
در صورتی که در سالن جلسات، صندلی‌ها به صورت دایره‌ای یا مستطیلی و در اطراف میز چیده می‌شوند تا امکان گفتگوی رو در رو بین افراد حاضر در جلسه فراهم شود. البته ممکن است از چیدمان‌های دیگر مانند چیدمان U شکل یا چیدمان classroom نیز در اتاق جلسات استفاده شود.
-
فضای کلی
سالن کنفرانس فضایی بزرگ و رسمی با دکوراسیونی ساده و شیک دارد؛ نورپردازی سالن به گونه‌ای است که فضای روشن و مطلوبی برای ارائه و سخنرانی ایجاد شود. در مقابل، سالن جلسات فضایی کوچکتر و صمیمی‌تر با دکوراسیونی ساده و کاربردی دارد؛ نورپردازی سالن نیز به گونه‌ای است که فضایی آرام و مناسب برای بحث و گفتگو ایجاد شود.
-
الزامات
سالن کنفرانس به دلیل حضور تعداد زیادی از افراد، نیاز به تمهیدات بیشتری مانند پذیرایی، خدمات امنیتی، راهنمایان و … دارد. اما سالن جلسات، نیاز به تمهیدات کمتری دارد و معمولاً با امکانات ساده‌ای قابل استفاده است.
شباهت سالن کنفرانس با سالن جلسات
با وجود تمام تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات از نظر کاربری، تجهیزات و فضای کلی، این دو نوع فضا اشتراکات قابل توجهی نیز دارند. برخی از این اشتراکات عبارتند از:
-
هدف مشترک
هر دو نوع فضا برای گردهمایی افراد، تبادل اطلاعات و ایده‌ها طراحی شده‌اند. هدف اصلی آنها ایجاد فضایی مناسب برای انتقال اطلاعات و ایده‌ها بین افراد است.
-
بستر گفتگو
صرف نظر از تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات در ابعاد و تجهیزات، هر دو فضا بستری برای گفتگو فراهم می‌کنند. در سالن کنفرانس، سخنرانان ایده‌های خود را به اشتراک می‌گذارند و مخاطبان به بحث و گفتگو می‌پردازند. در سالن جلسات، همکاران ایده‌ها را تبادل می‌کنند، مشکلات را حل می‌کنند و برای رسیدن به اهداف مشترک برنامه‌ریزی می‌کنند.
-
امکانات پایه
هر دو نوع فضا مجهز به امکانات پایه مانند صندلی، میز، سیستم صوتی و تهویه مطبوع هستند. این امکانات برای برگزاری هر نوع رویدادی که نیاز به گردهمایی افراد و بحث و گفتگو داشته باشد، ضروری هستند.
-
انعطاف پذیری
تفاوت سالن جلسات با سالن کنفرانس موجب می‌شود تا این دو فضا به طور کامل جدا از هم تصور شوند. در صورتی که برخلاف تصور رایج، هر دو فضا می‌توانند فراتر از کاربری اصلی خود عمل کنند. سالن کنفرانس می‌تواند میزبان جلسات آموزشی یا کارگاه‌های تخصصی باشد و سالن جلسات می‌تواند برای رویدادهای کوچک مانند رونمایی از محصول یا جلسات پرسش و پاسخ مورد استفاده قرار گیرد.
اصول کلی طراحی سالن کنفرانس و اتاق جلسات
علی رغم تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات در ابعاد مختلف، در طراحی آنها اصول کلی مشترکی وجود دارد که باید رعایت شوند تا فضایی کاربردی، راحت و مؤثر برای برگزاری جلسات فراهم شود. برخی از این اصول مشترک عبارتند از:
-
ابعاد
مساحت اتاق باید متناسب با تعداد نفرات حاضر در جلسات باشد. به طور کلی برای هر نفر باید 1.5 تا 2 متر مربع فضا در نظر گرفته شود؛ ارتفاع سقف باید حداقل 2.4 متر باشد تا تهویه مناسب در اتاق انجام شود. همچنین، چیدمان مبلمان نیز باید به گونه‌ای باشد که همه افراد به راحتی بتوانند یکدیگر را ببینند و بشنوند.
-
نورپردازی
بهتر است تا حد امکان از نور طبیعی استفاده شود و یا از نورپردازی مصنوعی مناسب برای روشنایی کل اتاق و همچنین نورپردازی متمرکز برای میز سخنران استفاده شود. علاوه بر این‌ها، باید امکان کنترل میزان نور در اتاق وجود داشته باشد.
-
آکوستیک
باید از مواد جاذب صدا در دیوارها، سقف و کف استفاده شود؛ مبلمان باید از موادی باشد که صدا را منعکس نکنند. همچنین، بهتر است از فرش یا موکت برای پوشش کف استفاده شود.
-
تجهیزات
تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات موجب می‌شود تا هر کدام به تجهیزات مختلفی نیاز داشته باشند. اما برخی تجهیزات را نیز چه سالن کنفرانس چه سالن جلسات باید داشته باشند. به عنوان مثال، باید یک سیستم صوتی با کیفیت بالا در اتاق وجود داشته باشد.
در صورت نیاز به استفاده از پروژکتور یا نمایشگر ، باید یک سیستم تصویری با کیفیت بالا نیز در اتاق وجود داشته باشد. همچنین، باید دسترسی به شبکه Wi-Fi در اتاق وجود داشته باشد. البته بسته به نیاز ممکن است لازم باشد سالن کنفرانس یا جلسه به تجهیزات دیگری مانند تخته وایت‌برد، تخته سیاه، میکروفن و … مجهز شود.
-
مبلمان
میز باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه افراد حاضر در جلسه بتوانند به راحتی روی آن کار کنند؛ صندلی ها باید راحت باشند و از پشتی مناسب برخوردار باشند و چیدمان مبلمان نیز باید به گونه‌ای باشد که افراد به راحتی بتوانند حرکت کنند و با یکدیگر صحبت کنند.
-
تهویه مطبوع
باید سیستم تهویه مطبوع مناسب در اتاق وجود داشته باشد تا دمای اتاق در تمام طول جلسه خنک و راحت باشد.
شرکت پارسی نام
شرکت پارسی نام به عنوان طراح، سازنده و تجهیز کننده سالن‌های کنفرانس، آمفی تئاتر، همایش، جلسات، سینما و سینما خانگی و همچنین فروشنده تجهیزات این سالن‌ها با 15 سال سابقه درخشان، آماده خدمت‌گزاری و ارائه مشاوره به مشتریان محترم است. این شرکت با افتخار اعلام می‌دارد که آماده خدمت رسانی اقتصادی‌تر نسبت به رقبا در عین حفظ کیفیت بالا، میباشد.
سوالات متداول
تفاوت سالن کنفرانس با سالن جلسات از نظر کاربری چیست؟
سالن کنفرانس به طور خاص برای برگزاری رویدادهای بزرگ و رسمی طراحی شده و در آن، تمرکز بر روی ارائه اطلاعات و سخنرانی برای مخاطبان انبوه است. اما سالن جلسات برای برگزاری جلسات کاری و… با تعداد افراد کمتر استفاده می‌شود و در آن، تمرکز بر روی بحث و گفتگو و تبادل نظر بین افراد حاضر در جلسه است.
چیدمان صندلی‌ها در سالن جلسات باید به چه صورت باشد؟
در سالن جلسات، صندلی‌ها به صورت دایره‌ای یا مستطیلی و در اطراف میز چیده می‌شوند تا امکان گفتگوی رو در رو بین افراد حاضر در جلسه فراهم شود. البته ممکن است از چیدمان‌های دیگر مانند چیدمان U شکل یا چیدمان classroom نیز در اتاق جلسات استفاده شود.